Værktøjsstyring eller ordrestyring? Hvad de hver især løser
De løser to forskellige problemer, og de fleste håndværksvirksomheder ender med begge. Ordrestyring holder styr på sagerne: opgaver, timer, materialeforbrug og fakturering. Værktøjsstyring holder styr på grejet: hvilket udstyr I har, hvem der har det, hvor det er, og hvornår det skal til eftersyn. Et ordrestyringssystem fortæller dig, at Jens har brugt fire timer på Ørstedsvej. Et værktøjsstyringssystem fortæller dig, hvor jeres borehammer er.
Forvirringen er reel, og den er ikke dumhed. Begge typer bliver markedsført som “app til håndværkere”, begge lover overblik, og begge sælges til den samme mand. Men hvis du køber det ene og havde brug for det andet, har du løst et problem du ikke havde.
De to kategorier, side om side
| Ordrestyring / sagsstyring | Værktøjsstyring / materielstyring | |
|---|---|---|
| Grundenhed | Sagen eller ordren | Det enkelte stykke udstyr |
| Svarer på | Hvad er der lavet, af hvem, hvor længe, og er det faktureret? | Hvad har vi, hvem har det, hvor er det, og er det efterset? |
| Typiske funktioner | Tilbud, ordrer, timeregistrering, materialeforbrug, kvalitetssikring, fakturering, løn | Udstyrsregister med unikt ID, udlån og aflevering, placering, eftersynsintervaller, GPS |
| Hvem bruger det dagligt | Kontoret, projektlederen, svenden der registrerer timer | Lager- og materielansvarlig, formanden, svenden der låner grej |
| Hvad det sparer | Tabt fakturering og administrationstid | Dobbeltkøb, spildtid på at lede, og bøder ved manglende eftersynsdokumentation |
| Eksempler på danske udbydere | Minuba, Apacta, Arbejdsflow, Mobilplan | kajoule, TrackMe, ToolTracker, Ledoc, NetHire |
| Typisk prisform | Pr. bruger pr. måned | Pr. mængde udstyr, ofte plus hardware |
Sådan ved du, hvilken du mangler
Glem funktionslisterne et øjeblik og se på, hvad der faktisk går galt hos jer. Symptomerne er forskellige.
Du mangler ordrestyring, hvis…
- Timer bliver skrevet på sedler og tastet ind om fredagen, eller slet ikke
- I opdager først ved fakturering, at der er brugt materialer, ingen har registreret
- Ingen kan sige, om en sag gav overskud, før regnskabet er færdigt
- Kvalitetssikringsdokumentation ligger i fotos på folks private telefoner
Du mangler værktøjsstyring, hvis…
- Folk kører forgæves efter grej, der ikke er, hvor det burde være
- I køber en ny slagnøgle, fordi ingen ved, hvor de to første er
- Ingen kan svare på, hvem der havde traileren sidst
- Eftersynsdatoer ligger i et regneark, som én person vedligeholder, og I har ikke prøvet et tilsyn endnu
- I har mistet udstyr ved indbrud og kunne ikke dokumentere over for forsikringen, hvad der stod i skuret
Genkender du begge lister, er svaret begge systemer. Det er den almindelige opsætning i virksomheder over en håndfuld mand.
Kan ét system klare begge dele?
Delvist, og det er værd at være konkret om. Flere ordrestyringssystemer har et modul til at registrere maskiner og værktøj, og det dækker ofte behovet i en lille virksomhed med lidt grej. Omvendt findes der værktøjsstyringssystemer, der kan koble udstyr på en sag.
Det holder typisk op med at være nok, når et af tre ting bliver sandt:
- Mængden. Et register over 50 stykker værktøj kan ligge hvor som helst. Et register over 500 kræver stregkode eller QR, masseregistrering og en app, der tager sekunder at bruge. Ellers bliver det ikke vedligeholdt, og et register ingen vedligeholder er værre end ingenting, fordi det giver falsk tryghed.
- Lovpligtige eftersyn. Har I stiger, stilladser, løftetilbehør eller faldsikringsudstyr, skal eftersyn dokumenteres pr. enhed med historik, og intervallet varierer efter fabrikantens anvisning. Det er en anden datamodel end en tekstboks på en maskine. Læs mere i vores gennemgang af lovpligtigt eftersyn af værktøj og materiel.
- Fysisk placering. Skal I kunne se på et kort, hvor skurvognen eller kompressoren står, kræver det GPS-hardware på udstyret. Det er ikke noget, et ordrestyringssystem laver.
Hvad koster de to ting?
Prisformerne er forskellige, og det er vigtigt, når man sammenligner.
Ordrestyring prissættes næsten altid pr. bruger pr. måned. Det skalerer med antallet af medarbejdere, og for en virksomhed med tyve mand i marken bliver det den største post.
Værktøjsstyring prissættes typisk efter mængden af udstyr og ikke antallet af brugere, ofte med hardware oveni: labels til at mærke grejet, og GPS-enheder hvis I vil kunne se placering på kort. Det betyder også, at værktøjsstyring ofte er markant billigere at komme i gang med, fordi alle medarbejdere kan have adgang uden at det koster pr. hoved.
For en lille virksomhed er det værd at vide, at der findes gratis niveauer i værktøjsstyring. kajoules Basis-niveau koster 0 kr. Det gør der sjældent i ordrestyring, hvor systemet er forretningskritisk og prissat derefter.
Skal de tale sammen?
Det er rart, men det er sjældent det, der afgør valget. I praksis bruger de to systemer forskellige mennesker på forskellige tidspunkter: kontoret lever i ordrestyringen, materielansvarlig og formanden lever i værktøjsstyringen. Overlappet, “hvilket udstyr var på hvilken sag”, er reelt, men det er ikke der, pengene ligger.
Start med det system, der løser det problem, der koster jer mest lige nu. Integration kan komme senere.
Hvor kajoule passer ind
Om kajoule: kajoule er værktøjsstyring, GPS-tracking og dokumentation af lovpligtige eftersyn i én platform. De tre dele kan bruges hver for sig eller sammen. Værktøjsstyring starter på 0 kr., Plus koster 299 kr./md, og GPS er 850 kr. pr. enhed plus 39 kr./md i abonnement. Der er 30 dages gratis prøve med alle funktioner.
kajoule er ikke et ordrestyringssystem. Vi laver ikke tilbud, timeregistrering, fakturering eller projektøkonomi, og vi forsøger ikke at erstatte Minuba, Apacta eller Arbejdsflow. Hvis det er det, du mangler, er det dem du skal tale med. De fleste af vores kunder bruger et ordrestyringssystem ved siden af kajoule. Det er den normale opsætning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er det bedste system til værktøjsstyring for håndværkere i Danmark?
Det afhænger af mængden af udstyr, om I har lovpligtige eftersyn, og om I har brug for GPS på materiel af høj værdi. Har I under 50 stykker værktøj og ingen eftersynspligt, er selv et regneark ofte nok. Har I eftersynspligtigt udstyr, skal I kunne dokumentere pr. enhed med historik, og der holder regnearket ikke. Danske udbydere i kategorien inkluderer kajoule, TrackMe, ToolTracker, Ledoc og NetHire.
Er værktøjsstyring det samme som materielstyring?
I praksis bruges ordene om det samme. “Materielstyring” hælder lidt mere mod større entreprenørmateriel som trailere, skurvogne og maskiner, og “værktøjsstyring” mod håndværktøj og mindre maskiner. Systemerne i kategorien dækker typisk begge.
Kan jeg få værktøjsstyring gratis?
Ja, på et grundniveau. kajoules Basis-niveau er gratis, og flere udbydere har en gratis prøveperiode. Det, der typisk koster, er hardware, altså labels og GPS-enheder, og opgradering når mængden af udstyr vokser.
Har jeg brug for GPS på alt mit værktøj?
Nej. GPS-enheder koster penge pr. enhed og giver mest mening på materiel af høj værdi, som er svært at erstatte og attraktivt at stjæle: skurvogne, trailere, kompressorer, større maskiner. Almindeligt håndværktøj styres billigere med labels og registrering af udlån.
Hvad er forskellen på værktøjsstyring og flådestyring?
Flådestyring handler om køretøjer: kørselsregnskab, brændstof og GPS på biler. Værktøjsstyring handler om udstyret i og omkring bilerne. Nogle udbydere sælger begge.
