Hvad skal der stå i et udstyrsregister?
Kort svar
Der findes ingen samlet dansk feltliste, fordi fire forskellige parter spørger om hver sit. Arbejdstilsynet vil se, at eftersynet er lavet, og at dokumentationen er ved maskinen. Politiet vil have mærke, model og kendetegn. Forsikringen vil have bevis for, at I ejede tingen, og hvad den kostede. Bogholderiet vil have et nummer, der kan følges i regnskabet.
Sætter man de fire krav sammen, bliver det til nitten felter. To af dem kræver ingen, og uden dem falder resten fra hinanden: hvor tingen står, og hvem der har den.
De fire, der kan komme og spørge
Det er nemt at bygge et register, der besvarer ét af de fire spørgsmål og fejler på de tre andre. En liste med serienumre og kvitteringer dur til forsikringen og siger intet om eftersyn. En eftersynsjournal dur til Arbejdstilsynet og kan ikke bruges til at anmelde et tyveri. Revisorens anlægskartotek indeholder slet ikke det meste af jeres værktøj.
| Hvem spørger | Hvad de vil vide | Hvornår |
|---|---|---|
| Arbejdstilsynet | Er eftersynet lavet, af hvem, og hvad var resultatet | Ved tilsyn, ofte uanmeldt, ude på pladsen |
| Politiet | Mærke, model, kendetegn, antal og værdi | Når I anmelder, og igen hvis godset dukker op |
| Forsikringen | At I ejede den, hvornår den er købt, og til hvad | Ved skadesanmeldelse |
| Bogholderi og revisor | Et aktivnummer, der kan følges fra faktura til afskrivning | Ved årsafslutning |
Det Arbejdstilsynet kan kræve at se
Reglen står i bekendtgørelse nr. 428 fra 2022 om anvendelse af tekniske hjælpemidler. § 27 er den brede regel. Den gælder ikke hvert eneste stykke grej, men alt det udstyr, der falder ind under § 24 og § 26, og det er langt det meste af det, en håndværksvirksomhed har kørende:
“Resultaterne af eftersynet af tekniske hjælpemidler omhandlet i §§ 24 og 26, skal registreres, opbevares i en passende periode og være tilgængelige for Arbejdstilsynet. […] Hvis det pågældende tekniske hjælpemiddel anvendes på skiftende arbejdssteder, skal dokumentation for gennemførelsen af det seneste eftersyn være let tilgængelig på arbejdspladsen.”
Sidste punktum er hele forskellen for en håndværks- eller entreprenørvirksomhed. Skiftende arbejdssteder er jeres hverdag, og så er kravet ikke bare, at papiret findes. Det skal kunne findes ude på pladsen, ikke i et ringbind på kontoret.
§ 25 afgør både, hvem der må efterse, og hvor tit, og formuleringen betyder, at intervallet ikke kan være ét fast tal for hele værktøjsparken:
“Eftersyn skal foretages af en sagkyndig person. Eftersyn skal gennemføres efter fabrikantens anvisninger eller på anden ligeså forsvarlig måde. Såfremt fabrikanten ikke har angivet et eftersynsinterval, skal der gennemføres et eftersyn mindst hver 12. måned, medmindre anvendelsen af det tekniske hjælpemiddel tilsiger noget andet.”
Fabrikantens anvisning kommer først, tolv måneder er det, man falder tilbage på. Registret skal altså kunne rumme begge dele pr. enhed, og det skal kunne rumme grunden til, at en bestemt maskine har et kortere interval end sin nabo på hylden.
§ 26 tilføjer et felt, mange glemmer. Har en maskine været udsat for et uheld, en ændring, en naturbegivenhed eller længere tids stilstand, skal den gennem et særligt eftersyn hos en sagkyndig, før den tages i brug igen. Det kræver, at registret kan bære hændelser og ikke kun planlagte datoer.
De to steder, hvor loven faktisk lister indholdet
For næsten alt udstyr siger reglerne kun, at resultatet skal registreres. Der findes to undtagelser, hvor dansk ret opregner, hvad der skal stå. Begge handler om løft.
Personløft. § 64 kræver en journal for ethvert mekanisk drevet hjælpemiddel, der løfter personer, og den skal opbevares på eller i nærheden af hjælpemidlet. § 65 siger, at journalen skal indeholde dokumentation for stabilitetsundersøgelse og belastningsprøver, resultater af eftersyn inklusive eftersynsrapporter, og oplysninger om reparationer og udskiftninger af sikkerheds- og sundhedsmæssig betydning.
Frithængende byrder. § 72 kræver journal for kraner og taljer over visse kapaciteter, og for noget, der rammer bredere, end folk regner med: alle mekanisk drevne hjælpemidler til løft af frithængende byrder, “der bruges på skiftende opstillingssteder”. En lille flytbar eltalje, der følger med fra plads til plads, er omfattet uanset kapacitet. En håndkædetalje er ikke, fordi kravet kun rammer de mekanisk drevne.
§ 73 giver et felt, der ellers ser overflødigt ud. Mekanisk drevet udstyr til løft af frithængende byrder, der bruges udendørs og kan løfte over 1.000 kg, skal gennem et 10-års eftersyn, “senest når de er 10 år gamle regnet fra fremstillingsåret”. Kraner, der er fast monteret på en indregistreret last- eller varebil med højst 8 tonsmeter, er undtaget efter stk. 2. Uden fremstillingsår kan I ikke regne ud, hvornår det forfalder, og det er det eneste sted, vi har fundet, hvor fremstillingsår er retligt nødvendigt.
§ 16, stk. 5 kræver, at brugsanvisningen er let tilgængelig for dem, der bruger maskinen, og at adgangen til den er “i umiddelbar nærhed af eller i tilknytning til det tekniske hjælpemiddel”. § 28, stk. 2 kræver, at mærkning med maskinens data holdes synlig og tydelig. Bekendtgørelsen taler om adgangen og ikke om papiret, og det er dét, der gør en mærkat på maskinen med vej ind til dokumentationen tilstrækkelig.
Hvad en tjekliste indeholder i praksis
BFA Industris vejledning “Lovpligtige eftersyn”, opdateret 2024, er gennemset af Arbejdstilsynet. Deres tjeklisteskema for elmateriel har disse hovedfelter:
“Firma: / Afdeling: / Elmateriel - type: / Elmateriel - fabrikat: / Elmateriel nummer: / Dato for eftersyn: / Eftersyn udført af:”
Om nummeret skriver de, i skemaet for anhugningsgrej: “Maskinnummer - se mærkeskilt. Alternativt et internt nummer påsat anhugningsgrejet.” Det er broen mellem registret og virkeligheden. Nummeret skal sidde på tingen, ikke kun i systemet.
Det politiet beder om, og det de ikke kan bruge
Her er en detalje, som ændrer, hvorfor I registrerer. Politiet skriver selv på deres side om registrering af stjålne genstande:
“Politiet kan efterlyse våben og køretøjer i Danmark og internationalt.”
Politiets internationale efterlysning dækker våben og køretøjer, og en boremaskine kommer ikke med der. Serienummeret hører i stedet hjemme i TyveriTjek, som Forsikring & Pension har udviklet sammen med Rigspolitiet og Forbrugerrådet Tænk. Det er efter deres egen beskrivelse “et digitalt register over varer, der er registreret som stjålne hos Politiet”, og en køber kan slå id-nummeret op, inden han handler brugt. Det forudsætter, at I kender nummeret i forvejen. For almindeligt gods beder politiet om “mærke, model, kendetegn, antal, værdi m.v.”, og de vil vide, om genstanden kan spores “fx ved GPS, DNA, chips eller et elektronisk mærke såsom Airtag”.
Registret virker i den modsatte ende. På politiets fremlysningsside er “værktøj og haveredskaber” en selvstændig kategori, og siden viser både hittegods og tyvekoster, der er beslaglagt ved ransagninger. For hittegods sætter politiet selv en frist: “Vi opbevarer hittegods i op til tre måneder afhængig af hittegodsets art.” Derefter sælges det på auktion. Hvor længe beslaglagte koster ligger, står der ikke, og det har vi ikke kunnet finde svar på. Storstrøm Forsikring formulerer logikken kort:
“Hav altid en opdateret liste over dit værktøj, så politiet har bevis, når tyvekosterne findes.”
Det er derfor serienummeret skal i registret, selvom ingen efterlyser det. Når kassen med stjålet grej ligger på et politilager eller dukker op i en fremlysning, afgør jeres liste, om I kan bevise, at den er jeres.
Det forsikringen beder om
Topdanmark skriver om dokumentation ved skade. Siden er skrevet til private kunder, og vi har ikke fundet den samme formulering på deres erhvervssider, men logikken går igen i de erhvervsbetingelser, vi har læst:
“For at få erstatning skal du kunne dokumentere eller sandsynliggøre, at du har haft de beskadigede eller stjålne ting. Du skal også kunne dokumentere, hvornår tingene er købt og til hvilken pris.”
Samme sted står en sætning, der er værd at læse to gange: forsikringen dækker ikke “glemte, forlagte eller mistede ting”. Forskellen på stjålet og forlagt er ikke altid til at se bagefter, og det er her et register, der viser, hvor tingen sidst var, og hvem der havde den, afgør sagen.
Vilkårene kan gå længere end en liste over det stjålne. Vejle Brands betingelser for kombineret erhvervsforsikring, punkt 1010.40, siger:
“Hvis selskabet forlanger det, skal forsikringstageren levere en fortegnelse over det skaderamte og ikke-skaderamte løsøre til selskabet.”
Altså en liste over alt, også det der stod tilbage. Den laver man ikke bagefter.
Værdien opgøres desuden anderledes, end bogholderiet gør det. Lokal Forsikrings tyveribetingelser for erhverv, punkt 505.1, definerer værdien af inventar, maskiner og øvrigt driftsudstyr som “den til enhver tid gældende genanskaffelsespris for tilsvarende nye genstande uden fradrag for alder og brug, men med rimelige fradrag for nedsat anvendelighed eller andre omstændigheder”. Anskaffelsespris og genanskaffelsespris er to felter, og det sidste forbehold er grunden til, at jeres egen dokumentation af stand og brug er noget værd.
Hvorfor revisorens liste ikke kan bruges som udstyrsregister
Straksafskrivningsgrænsen afgør det. Skattestyrelsens juridiske vejledning skriver, at aktiver med en anskaffelsessum på 36.000 kr. eller derunder kan straksafskrives i indkomståret 2026 (34.400 kr. for 2025).
Det meste håndværktøj ligger under den grænse og kan straksafskrives. Vælger bogholderiet det, står grejet slet ikke i anlægskartoteket, og står det der, står der anskaffelsessum og afskrivning, ikke eftersyn og placering. Det står stadig i varebilen, det bliver stadig stjålet, og det skal stadig efterses. Dertil kommer samlesætreglen: aktiver, der er bestemt til at fungere samlet, regnes skattemæssigt som ét driftsmiddel, mens de fysisk er flere ting, der hver især kan forsvinde.
Et anlægskartotek indeholder typisk aktivnummer, navn, beskrivelse, anskaffelsesdato, levetid, kostpris, afskrivninger og bogført værdi. Det er regnskabsoplysninger. Der står ingen steder i et anlægskartotek, hvilken boremaskine “nr. 214” er, medmindre nummeret også sidder på maskinen.
De to felter, ingen kræver
Vi har gennemgået bekendtgørelsen, politiets sider, erhvervsvilkårene hos Vejle Brand og Lokal Forsikring, skadesvejledningen hos Topdanmark og Storstrøm Forsikring, og Skattestyrelsens vejledning. Ingen af dem kræver, at I noterer, hvor en ting står, eller hvem der har den.
De to felter er alligevel dem, der bruges flest gange om dagen, og de er dem, der afgør de andre. Uden placering kan dokumentationen ikke være “let tilgængelig på arbejdspladsen”, for I ved ikke, hvilken plads maskinen er på. Uden en ansvarlig kan I ikke skelne mellem stjålet og forlagt, og den skelnen er forskellen på erstatning og afslag.
Felterne, samlet
| Felt | Hvem står bag | Hvorfor det er der |
|---|---|---|
| Entydigt nummer | BFA, bogholderi | Maskinnummer fra mærkeskiltet, ellers et internt nummer sat på enheden. Broen mellem liste og genstand |
| Type | BFA, politiet | Boremaskine, vinkelsliber, svejseværk |
| Fabrikat og model | BFA, politiet | Politiet beder om mærke og model ved anmeldelse |
| Serienummer | Forsikring, fund af gods | Virker ved fund, ikke ved efterlysning. Nogle enheder har flere numre, tag dem alle med |
| Fremstillingsår | BEK 428 § 73 | 10-års eftersyn regnes fra fremstillingsåret |
| Anskaffelsesdato og pris | Forsikring, skat | Skal kunne dokumenteres ved skade. Afgør også, om enheden overhovedet står i anlægskartoteket |
| Genanskaffelsespris | Forsikringsvilkår | Et andet tal end den bogførte værdi |
| Kvittering eller faktura | Forsikring | Uden den ender sagen ofte med et skøn |
| Billeder | Politiet, forsikring | Hele genstanden, og et nærbillede af mærkaten, så I kan se om der stod nul eller O |
| Kendetegn | Politiet | En ridse, et klistermærke, en udskiftet del |
| Placering | Ingen | Afgør om dokumentationen er tilgængelig på den rigtige plads |
| Ansvarlig | Ingen | Afgør om noget er stjålet eller forlagt |
| Eftersynsinterval | BEK 428 § 25 | Fabrikantens anvisning, ellers mindst hver 12. måned |
| Dato for seneste eftersyn | BEK 428 § 27 | Det tilsynet spørger til |
| Hvem udførte eftersynet | BEK 428 § 25, BFA | Underskrift af den, der har udført det |
| Resultat, fejl og mangler | BEK 428 § 27 | Herunder om enheden skal kasseres eller til hovedeftersyn |
| Reparationer og ændringer | BEK 428 §§ 26, 65, 72 | Udløser særligt eftersyn, og skal i journalen for løfteudstyr |
| Mærkning og sporing på enheden | Politiet, forsikring | Politiet spørger, om genstanden kan spores. Noter hvad der sidder på: QR, DNA, chip, GPS |
| Status | BFA, bogholderi | I brug, savnet, stjålet, ude af drift, kasseret, solgt |
Det, der går galt
Vi har ledt efter en dansk erfaringsopsamling om, hvad der typisk fejler, når virksomheder registrerer udstyr. Vi fandt ingen. Materialet derude er enten normativt eller skrevet af en leverandør. Det følgende hviler derfor på BFA Industris vejledning og på bekendtgørelsens egen ordlyd.
- Registret bygges én gang. Det bliver ikke opdateret ved næste indkøb, og efter halvandet år passer det ikke.
- Kasseret grej bliver stående. Listen vokser med ting, der ikke findes, og så holder optællingen op med at give mening.
- Dokumentationen ligger på kontoret. Bekendtgørelsen kræver, at den er let tilgængelig på arbejdspladsen, når udstyret bruges på skiftende arbejdssteder.
- Serviceaftalen bliver forvekslet med ansvaret. BFA skriver det direkte: “selv om der er tegnet en serviceaftale med et firma og aftalt besøg minimum hver 12. måned, så er det virksomhedens (arbejdsgiverens) ansvar at sikre, at aftalen følges”. Arbejdstilsynets egen præsentation om emnet nøjes med to ord under overskriften Ansvar: “Altid arbejdsgiver”.
- Nummeret findes kun i regnskabet. Aktivnummeret står i anlægskartoteket og ikke på maskinen, og så kan de to lister ikke bindes sammen.
- Serienummeret er skrevet forkert af. Et forkert ciffer gør feltet ubrugeligt. Tag et billede af mærkaten, så nummeret kan kontrolleres, når mærkaten er slidt væk.
Hvor længe skal det gemmes?
Bekendtgørelsen siger “en passende periode” og sætter ikke et antal år. Arbejdstilsynet skriver på deres egen side om vedligeholdelse af tekniske hjælpemidler, at dokumentationen “skal gemmes så længe, det er relevant” og for visse hjælpemidler “hele deres levetid”. BFA Industri bliver en smule mere konkret og nævner, at en passende periode for journalkrav på anlæg vil være “i udstyrets levetid”.
Et konkret antal år for almindeligt håndværktøj findes ikke i reglerne, og vi har ikke kunnet finde det nogen steder. Ser I en side, der siger to år, så bemærk, at tallet ikke står i bekendtgørelsen.
Den eneste danske side med en egentlig feltliste, vi kunne finde, henviser til bekendtgørelse nr. 1109 fra 1992 og til AT-vejledning D.3.1. Bekendtgørelsen blev afløst af BEK nr. 428 i 2022, og D.3.1 handler ifølge Arbejdstilsynets egen oversigt om løft, træk og skub. Selve feltlisten på siden er rimelig nok. Grundlaget under den er bare forældet, og det er værd at vide, hvis I bygger jeres register på den.
Hvor kajoule passer ind
kajoule dækker den del af felterne ovenfor, der handler om enheden og eftersynet: hvert stykke grej får sit eget id, en ansvarlig og en placering, og eftersynsintervallet sættes pr. enhed, så en slagboremaskine kan have et andet interval end en skruemaskine. Historikken bliver stående på enheden, så eftersyn og reparationer kan slås op, uden at nogen skal lede i en mappe. Vil I også kvittere for udlevering og udlån, kræver det Premium. Labels koster fra 2 kr. pr. stk., og QR-koden gør, at dokumentationen kan findes ved maskinen på pladsen, hvilket er det, § 27 beder om ved skiftende arbejdssteder.
Værktøjsstyring starter på 0 kr. på Basis, og pakkerne åbner for flere funktioner opad. Hvilke funktioner der følger med hvilken pakke, står på prissiden. Plus koster 299 kr./md. op til 300 enheder, Premium 999 kr./md. op til 1.000. Over 250 brugere er minimumspakken Premium, uanset hvor lidt grej I har. Prøveperioden er 30 dage med alle funktioner. Vælger I Premium eller Enterprise med en 12-måneders aftale, kører vi ud og laver registreringsarbejdet uden beregning. Det gælder én planlagt Startdag og op til 1.000 enheder, når udstyret er samlet eller tilgængeligt i aftalte tidsrum. Vælger I i stedet det bindingsfrie abonnement, laver I registreringen selv.
Det her er kajoule ikke
Vi er ikke et anlægskartotek og erstatter ikke bogholderiet. Afskrivninger, kostpris og bogført værdi hører hjemme i økonomisystemet, og de to lister har forskellige formål. Vi er heller ikke en efterlysningstjeneste. Politiets internationale efterlysning dækker våben og køretøjer, og hverken vi eller andre leverandører kan få en boremaskine med der. Vi kan holde nummeret, billedet og kvitteringen klar, så I selv kan anmelde tyveriet og dokumentere ejerskabet, når godset dukker op. Journalen for personløft og for frithængende byrder efter §§ 64 og 72 skal ligge på eller i nærheden af maskinen, og det krav løser vi ikke for jer. Og vi laver ikke selve eftersynet. Vi holder styr på, hvornår det skal ske, hvad der blev konstateret, og hvem der skrev under. Ansvaret for, at det bliver gjort, ligger hos arbejdsgiveren, uanset hvilket system der bruges.
Ofte stillede spørgsmål
Skal alt værktøj i registret, også en hammer til 200 kr.?
Nej. Eftersynskravet rammer teknisk udstyr, der kan tage skade og blive farligt, og en hammer er ikke i den kategori. Det, der giver mening at registrere, er det, I skal kunne efterse, det I ville savne, og det I ville anmelde. Starter I med at registrere alt, når I sjældent i mål.
Er serienummer nok, eller skal jeg også mærke grejet?
Begge dele har hver sit formål. Serienummeret er identifikationen, når en fundet maskine skal matches til jer. Den fysiske mærkning gør enheden mindre attraktiv at stjæle og gør det praktisk muligt at slå den op i registret. Mangler det ene, halter det andet.
Kan vi nøjes med et regneark?
Ja, lovligt set. Bekendtgørelsen stiller ingen krav til formatet, kun til at resultaterne registreres, opbevares og er tilgængelige. Et regneark i skyen kan åbnes på telefonen ude på pladsen og opfylder tilgængelighedskravet. Det, der typisk slider, er vedligeholdet: der kommer ingen påmindelse, når et eftersyn forfalder, historikken forsvinder, når en række overskrives, og bindingen mellem rækken og maskinen holder kun, hvis nummeret også sidder på grejet.
Må dokumentationen ligge digitalt?
Bekendtgørelsen stiller ikke krav om papir. § 27 kræver, at resultaterne registreres, opbevares og er tilgængelige for Arbejdstilsynet, og at dokumentationen for seneste eftersyn er let tilgængelig på arbejdspladsen ved skiftende arbejdssteder. For journalpligtigt løfteudstyr kræver § 64, at journalen opbevares på eller i nærheden af hjælpemidlet.
Hvad gør vi med grej, vi sælger eller kasserer?
Lad det stå med en status i stedet for at slette det. BFA anbefaler, at det beskrives i bemærkningsfeltet, når udstyr tages ud af drift. Sletter I rækken, forsvinder historikken for det eftersyn, der blev lavet, mens enheden var i brug.
Kilder
- Arbejdstilsynet: Bekendtgørelse om anvendelse af tekniske hjælpemidler, BEK nr. 428, 2022, sammenskrivning. §§ 16, 23-28, 64-65, 72-73. Hentet 29. september 2026.
- Arbejdstilsynet: Vedligeholdelse af tekniske hjælpemidler. Hentet 29. september 2026.
- Arbejdstilsynet: Eftersyn af tekniske hjælpemidler, præsentation udgivet via BFA Industri. Hentet 29. september 2026.
- TyveriTjek, register over gods registreret som stjålet hos politiet, udviklet af Forsikring & Pension med Rigspolitiet og Forbrugerrådet Tænk. Hentet 29. september 2026.
- BFA Industri: Lovpligtige eftersyn, opdateret 2024, ISBN 978-87-94489-16-4. Tjeklister s. 31, 49, 53-57. Gennemset af Arbejdstilsynet. Hentet 29. september 2026.
- Politiet: Registrer stjålne genstande efter indbrud og Hittegods og tyvekoster. Hentet 29. september 2026.
- Topdanmark: Dokumentation ved skadesanmeldelse. Siden ligger under Topdanmarks privatafsnit. Hentet 29. september 2026.
- Vejle Brand: Forsikringsbetingelser for Kombineret Erhvervsforsikring, betingelse 41/3, punkt 1010.40. Hentet 29. september 2026.
- Lokal Forsikring: Forsikringsbetingelser for tyveriforsikring, erhverv, betingelsesnr. 2203.04.01, punkt 505.1. Hentet 29. september 2026.
- Storstrøm Forsikring: Forebyg tyveri fra varebiler. Hentet 29. september 2026.
- Skattestyrelsen: Den juridiske vejledning, afsnit C.C.2.4.2.4.2.5 om straksafskrivning. Hentet 29. september 2026.
