kajoule vs regneark: hvornår skifter man fra Excel?
Kort svar
Excel er gratis og fuldt lovligt. Der findes ingen regel, der kræver et system. Arbejdstilsynet kræver, at resultatet af eftersyn registreres, opbevares i en passende periode og er tilgængeligt. Et regneark kan i princippet klare det.
Det holder op med at være nok, når svaret på et spørgsmål skal findes et andet sted end på kontoret. Fire ting kan et regneark ikke: slås op på pladsen, kvittere for en udlevering med tidsstempel, regne næste eftersynsdato ud selv, og findes i én version.
Tommelfingerregel: under cirka 30 enheder og få mand er et regneark billigere end den tid, et system koster at holde ved lige. Derover vender det.
Hvad Excel faktisk kan
Lad os starte der, for det er mere, end folk der sælger systemer normalt indrømmer.
I en politikampagne fra 2016 rådede Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi sammen med Forsikring & Pension, Tekniq, Dansk Byggeri og Håndværksrådet håndværkere til: hav altid en ajourført liste over dit værktøj med mærke, serienumre m.v. Det er en liste. Et regneark er en liste.
Arbejdstilsynets bekendtgørelse kræver, at resultaterne af eftersyn registreres, opbevares i en passende periode og er tilgængelige for tilsynet. Den stiller ikke krav om, hvilket format det sker i.
Så: et vedligeholdt regneark med mærke, model, serienummer, indkøbspris, ansvarlig og seneste eftersyn dækker både politiets anbefaling og myndighedens dokumentationskrav. Så er det et register, uanset at det ligger i Excel.
De fire ting det ikke kan
1. Det kan ikke slås op, hvor grejet er
Et tilsyn er ofte uanmeldt, og den tilsynsførende har ret til at tale med alle medarbejdere. For udstyr på skiftende arbejdssteder skal eftersynsdokumentationen være let tilgængelig på arbejdspladsen. Ligger den i et regneark på kontorets netværksdrev, kan manden med stigen i hånden ikke svare. Vi har skrevet mere om hvad der sker, når Arbejdstilsynet kommer.
Samme problem gælder hverdagen. Skal man tilbage på kontoret for at taste, at man har taget en boremaskine, sker det ikke. Det er den enkelte grund til, at registre forfalder.
2. Det kan ikke kvittere
Det her er det dyreste punkt, og der findes en kendelse på det. I en faglig voldgift fra marts 2024 tabte en virksomhed en tvist om værktøj til en fratrådt medarbejder, fordi den ikke kunne løfte bevisbyrden for, at værktøjet tilhørte virksomheden. Opmanden pegede på to ting, virksomheden burde have haft: skriftlige aftaler underskrevet af begge parter, og kvitteringer på hvad der var udleveret og afleveret igen.
En række i et regneark, som arbejdsgiveren selv har skrevet, er ikke en kvittering. Den kan ændres bagefter, og den er ikke bekræftet af modtageren. Læs hele sagen og hvad den kostede.
3. Det regner ikke næste eftersyn ud
Eftersynsintervaller er pr. enhed, ikke pr. kategori, og fabrikantens anvisning går forud for hovedreglen om tolv måneder. I et regneark bliver det en kolonne, nogen skal huske at kigge i. Ingen kigger i den, før der er en anledning, og anledningen er typisk et tilsyn eller et uheld.
4. Det findes i flere versioner
Regneark bliver kopieret, sendt som vedhæftning og redigeret lokalt. Når to personer har rettet hver sin kopi, findes der ikke længere et svar på, hvad der står i registret. Det er svært at opdage og umuligt at rekonstruere.
Hvornår skifter man
Der findes ikke et tal, der passer til alle, men de her fire spørgsmål afgør det i praksis. Svarer I ja til to eller flere, koster regnearket mere, end det sparer.
| Spørgsmål | Hvis ja |
|---|---|
| Har I eftersynspligtigt udstyr på skiftende arbejdssteder? | Dokumentationen skal kunne findes på pladsen, ikke på kontoret |
| Flytter grej sig mellem folk og pladser? | Spørgsmålet “hvem havde den sidst” opstår, og regnearket kan ikke svare |
| Er der noget, I ville anmelde til forsikringen, hvis det forsvandt? | I skal kunne levere pris og serienummer pr. genstand, ikke ét samlet tabsbeløb |
| Er der mere end én, der retter i listen? | Versionsproblemet er opstået, uanset om I har opdaget det |
Når et regneark rækker
- Under cirka 30 enheder, og intet af det er eftersynspligtigt. Et system er overhead, I ikke får noget for.
- Én mand, der selv har alt grejet. Der er ingen udlevering at kvittere for, og “hvem havde den sidst” er et spørgsmål med ét svar.
- Grejet står det samme sted og flytter sig ikke. Så er opslag-på-pladsen ikke et problem.
- I har brug for at komme i gang i dag. Et regneark med mærke, model, serienummer, pris og ansvarlig er bedre end ingenting og bedre end et system, I aldrig får sat op.
Flytter I, så flyt det rigtige først
Den almindelige fejl er at ville overføre hele regnearket på én gang, bruge en uge på det og så aldrig vedligeholde det. Tag det i den rækkefølge i stedet, som vi også anbefaler i artiklen om mærkning og registrering:
- Det eftersynspligtige. Stiger, stilladser, løfteudstyr, faldsikring. Her er der en myndighed og en frist knyttet til en manglende registrering.
- Det dyre og det flytbare. Det er der, et tyveri gør ondt, og hvor forsikringen kræver en opgørelse.
- Det, der bliver lånt ud. Grejet der flytter sig mellem folk.
- Resten, eller aldrig. Der er ingen grund til at registrere en hammer til 200 kr. Hver enhed koster vedligehold.
Punkt fire er værd at tage alvorligt. Et register over alt bliver ikke vedligeholdt. Et register over det, der betyder noget, bliver.
Hvad et skifte koster
De billigste systemer på det danske marked starter på 0 kr. ToolKeep er gratis op til tre medarbejdere med ubegrænset værktøj. kajoule har et gratis Basis-niveau, og Plus koster 299 kr./md. op til 300 enheder. ToolTracker starter på 199 kr./md. op til fem brugere. I den anden ende af feltet ligger Hilti ON!Track fra 3.000 kr./md.
Den reelle udgift er ikke abonnementet, det er timerne. Skal fire hundrede stykker grej registreres, mærkes og lægges ind, går der et par dage, og de dage ligger oven i den almindelige drift. Det er den regning, der får skiftet til at blive udskudt et halvt år ad gangen, ikke de 299 kr.
Der er altså ikke langt fra gratis regneark til gratis eller næsten gratis system. Vi har samlet hele markedet med priser i en oversigt, også de systemer vi ikke selv kan konkurrere med på pris.
Hvor kajoule passer ind
Om kajoule: de fire punkter ovenfor er dem, systemet er bygget op om. Registrering og udlevering sker fra mobilen på stedet med tidsstempel og navn, så der findes en kvittering pr. enhed pr. medarbejder. Eftersynsinterval sættes pr. enhed med automatisk næste dato. Der findes én version af registret. Værktøjsstyring starter på 0 kr., og Plus er 299 kr./md.
Hvad kajoule ikke er: vi udfører ikke eftersynet, det skal stadig en sagkyndig gøre. Et system dokumenterer. Og har I tredive stykker værktøj uden eftersynspligt, så bliv ved regnearket. Vi siger det, fordi det er rigtigt.
Se priser eller opret en gratis prøve.
Vi kommer ud og gør det for jer
Hos kajoule er opstarten gratis, hvis I vælger Premium eller Enterprise med en 12-måneders aftale. Vi kører ud og laver registreringsarbejdet, så I ikke skal bruge to dage på det.
- I vælger en dag. Vi aftaler, hvor udstyret er samlet, eller hvornår biler og medarbejdere kommer forbi.
- Vi klarer opstarten. Vi registrerer værktøjet, sætter labels på og organiserer systemet for jer.
- I er klar til brug. Efter Startdagen færdiggør vi opsætningen og sikrer, at I kan gå i gang.
Gælder én planlagt Startdag og op til 1.000 enheder, når udstyret er samlet eller tilgængeligt i aftalte tidsrum. Vælger I i stedet det bindingsfrie abonnement, laver I registreringen selv.
Ofte stillede spørgsmål
Er det lovligt at bruge Excel til lovpligtigt eftersyn?
Ja. Arbejdstilsynets bekendtgørelse kræver, at resultatet af eftersyn registreres, opbevares i en passende periode og er tilgængeligt for tilsynet. Den stiller ingen krav til formatet. For udstyr på skiftende arbejdssteder skal dokumentationen dog være let tilgængelig på arbejdspladsen, og det er der, et regneark på kontoret bliver et problem.
Hvad skal der som minimum stå i regnearket?
Formuleringen i politikampagnen fra 2016 er mærke og serienummer på en ajourført liste. Er udstyret eftersynspligtigt, skal der også være interval, seneste eftersyn med dato og resultat, og hvem der udførte det. Tilføj indkøbspris, for det er den forsikringen og politiet spørger om.
Kan et regneark bruges som bevis, hvis en medarbejder ikke afleverer værktøj?
Svagt. I en faglig voldgift fra 2024 tabte en virksomhed sagen, fordi den ikke kunne løfte bevisbyrden for, at værktøjet var virksomhedens. Opmanden pegede på manglende skriftlige aftaler og manglende kvitteringer. En række, arbejdsgiveren selv har skrevet, er ikke en kvittering fra modtageren.
Hvor mange enheder kan man have i et regneark?
Teknisk mange tusinde. Problemet er ikke antallet af rækker, det er vedligeholdet og at det ikke kan slås op, hvor grejet er. Vi kender ikke dansk forskning i, hvornår udstyrsregistre fejler, så tommelfingerreglen om cirka 30 enheder er vores erfaring fra kunder og ikke en undersøgelse.
Hvad koster det billigste system?
0 kr. ToolKeep er gratis op til tre medarbejdere, og kajoule har et gratis Basis-niveau. Betalte niveauer starter omkring 199 til 299 kr. om måneden.
Kilder
- Arbejdstilsynet: Bekendtgørelse om anvendelse af tekniske hjælpemidler
- Arbejdstilsynet: Kend din rolle: Tilsyn
- Dansk Erhverv: Faglig voldgift FV2023-989, kendelse af 5. marts 2024
- Politiet: Anmeld tyveri af genstande
- Installatør: Politikampagne skal nedbringe tyveri af værktøj, 31. maj 2016. Kampagnen var regional, ført af Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi
- Konkurrentpriser kontrolleret på toolkeep.dk, tooltracker.dk og hilti.dk den 22. september 2026
Denne artikel er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Vi sælger et af de systemer, artiklen nævner.
